Bagi setiap warga Negara Indonesia yang ingin berkunjung ke Austria wajib untuk memiliki paspor, baik paspor hijau (umum) ataupun paspor biru (kedinasan). Paspor hijau dikeluarkan oleh Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia RI (Kemenkumham) sedangkan paspor biru dikeluarkan oleh Kementerian Luar Negeri RI (Kemenlu). Paspor jenis ini berlaku bagi pegawai negeri sipil RI. Terdapat berbagai macam tujuan untuk datang ke Austria, ada yang untuk belajar, berwisata dan ataupun bekerja. Setiap jenis kunjungan tersebut memiliki jenis visa yang berbeda. Bagi mereka yang ingin berkunjung ke Austria, dalam waktu minimal satu tahun diwajibkan pula untuk memiliki ijin tinggal khusus disamping visanya.

    Berikut ini akan disampaikan secara umum tentang visa dan cara mendapatkannya:

A.         Visa pelajar (student visa)

1.     Perhatikan masa berlaku paspor anda, diwajibkan untuk memiliki masa berlaku paspor minimal enam bulan sebelum masa berlakunya berakhir. Jika kurang dari enam bulan masa berlakunya, maka anda harus memperpanjang dahulu paspor anda terlebih dahulu.

2.  Silahkan melihat-lihat terlebih dahulu website Kedutaan Austria di http://www.bmeia.gv.at/en/embassy/jakarta.html atau dapat datang langsung untuk berkonsultasi awal dengan pihak kedutaan Austria di Jakarta, Jalan Diponegoro No.44 Menteng, Jakarta Pusat 10310; Tel: +62 21 23554005 atau Fax: +62 21  31904881.

3.  Persiapkan foto terbaru dengan latar putih, dengan ukuran 3,5 x 4,5 cm. Foto ini harus berproporsi 80 persen wajah anda. Untuk lebih jelasnya tentang aturan foto ini, dapat ditanyakan langsung ke Kedubes Austria di Jakarta. Karena apabila foto anda tidak sesuai dengan aturannya, dipastikan akan ditolak dan diminta berfoto kembali.

4.     Langkah selanjutnya adalah mempersiapkan dokumen-dokumen seperti SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian) yang dikeluarkan oleh Mabes POLRI di Jakarta dan Surat Akta Lahir terbaru. Dalam pembuatan SKCK, wajib untuk mencantumkan tujuan anda adalah untuk keperluan studi di Austria.

5.   Setelah anda mendapatkan kedua surat tersebut, maka langkah selanjutnya adalah melakukan penerjemahan kedua dokumen kedalam Bahasa Jerman dan langkah double authentification di Kementerian Hukum dan HAM RI, Kementerian Luar Negeri RI  dan terakhir di Kedubes Austria.

6.      Langkah-langkah dalam melakukan double authentification adalah sebagai berikut:

a.   Dokumen asli tersebut selanjutnya harus dilegalisasi terlebih dahulu oleh pihak Kemenkumham dan dilanjutkan oleh pihak Kemenlu di Jakarta.

b.   Dokumen yang telah dilegalisasi oleh kedua kementerian tersebut diatas, selanjutnya diterjemahkan kedalam Bahasa Jerman oleh penerjemah tersumpah yang telah diakui oleh Kedubes Austria. Silahkan datang/telepon ke Kedubes Austria untuk meminta daftar penerjemah tersumpah yang diakui oleh mereka.

c.   Setelah dokumen tersebut diterjemahkan kedalam Bahasa Jerman, maka dokumen tersebut dilegalisasi kembali oleh pihak Kemenkumham dan dilanjutkan ke Kemenlu.

d.   Untuk waktu proses legalisasi disetiap kementerian adalah minimal satu hari kerja begitupun untuk proses penterjemahan.

7.      Dokumen selanjutnya yang harus anda sudah miliki adalah surat penerimaan (letter of acceptance) yang masih berlaku dan dikeluarkan oleh universitas di Austria yang menjadi tempat tujuan belajar serta surat bukti dari sponsor yang menyatakan bahwa adalah penerima beasiswa dari instansi tertentu. Minimal didalam bahasa Inggris, akan lebih baik jika diterjemahkan kedalam Bahasa Jerman. Jika anda membiayai studi ini secara pribadi, maka anda akan diminta untuk menunjukkan rekening tabungan dengan jumlah tertentu oleh pihak kedutaan, dan untuk kepastian berapa nominalnya adalah kewenangan pihak kedutaan Austria di Jakarta.

8.    Selanjutnya adalah, anda juga harus telah mendapatkan surat konfirmasi kepastian tentang tempat tinggal anda di Austria. Wewenang penentuan tempat tinggal ini dikeluarkan oleh OeAD. Silahkan anda berkonsultasi dengan tempat dan tata cara mendapatkan akomodasi ini di http://www.oead.at/.

9.     Setelah itu barulah dokumen-dokumen tersebut di atas (Paspor asli, SKCK, Surat keterangan lahir, surat sponsor, surat penerimaan universitas dan surat konfirmasi akomodasi) yang asli dan legalisasi dapat dibawa ke Kedubes Austria untuk dilanjutkan ke proses pengajuan visa dan ijin tinggal di Austria.

10. Bagi anda yang akan mengajukan visa pelajar, dan akan tinggal minimal satu tahun di Austria, maka pengajuan ijin tinggalnya bersamaan dengan pengajuan visa. Akan tetapi, yang akan diproses pertama kali adalah ijin tinggalnya, setelah disetujui untuk ijin tinggalnya oleh Pemerintah Austria, baru proses visanya yang akan dilakukan. Cantumkan dalam pengajuan visa anda adalah MULTI ENTRY. Hal ini dimaksudkan agar anda dapat bebas keluar-masuk negara sebanyak mungkin. Biaya untuk pembuatan visa adalah gratis, sedangkan biaya untuk pembuatan ijin tinggal adalah sebesar 80 euro.

11.   Bagi anda yang akan mengajukan visa pelajar yang kurang dari setahun, maka tidak diperlukan pengajuan ijin tinggal seperti di atas. Hanya sebagai visa pelajar biasa saja. Namun tetap, harus mengikuti prosedur seperti pada point 3-9.

12.   Waktu proses pengajuan visa dan ijin tinggal ini adalah minimal dua puluh satu hari kerja, terhitung dimulai semenjak semua dokumen dinyatakan layak dan lengkap oleh pihak kedutaan.

 

B.         Visa Au-pair

Bagi anda yang bermaksud menjadi Au-pair ke Austria, ini kami bagikan informasi langkah-langkahnya dari awal. Rata-rata teman-teman yang sudah berhasil datang ke Austria sebagai Au-pair membutuhkan waktu 4 bulan untuk mendapatkan ijin tinggal dan visa, tetapi belum termasuk waktu untuk perkenalan, negosiasi dan deal dengan keluarga (Gastfamilie = GF), jadi sebaiknya carilah GF yang membutuhkan Aupair 4 bulan kedepan dari waktu deal tadi, kalau terlalu mepet konsekuensinya kita akan telat datang ke Austria (sebagian besar terlambat satu (1) bulan dan beberapa kali membatalkan booking-an tiket). Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut;


1.    Cermati terlebih dahulu untuk point no 1 dan 2 pada pengajuan visa studi/pelajar di atas.


2.    Perbaharui akta kelahiran anda (karena akta yang diterima adalah akta 5 tahun terakhir telah diperbaharui, hal ini dikarenakan tidak semua akta kelahiran yang dibuat saat anda lahir tercatat hak spesimennya (tanda tangan pejabat yang menandatangani akta kelahiran anda) di kantor Kementerian Hukum dan HAM pusat Jakarta dan sebaiknya meminta yang dalam dua bahasa yaitu Bahasa Inggris dan Bahasa Indonesia atau yang Bahasa Inggris saja. (Estimasi waktu perbaikan = 2 minggu).


3.   Sambil menunggu perbaikan akta kelahiran, buat juga SKCK. Di mulai dari surat keterangan dari kantor kelurahan tempat anda tinggal, polsek, polres, polda dan terakhir Mabes Polri. Dari Mabes Polri, SKCK akan keluar dalam bahasa inggris. Keterangan SKCK diisi dengan “Program Au-pair ke Austria”, jangan diisi dengan keterangan lain, karena keterangan tersebut akan menentukan jenis visa anda. (Estimasi waktu jika dibuat secara bertahap hanya membutuhkan waktu selama 3 hari , jika anda tinggal di Jakarta atau di dekat Jakarta. Estimasi biaya di setiap tempat berbeda, karena tergantung “biaya administrasi” yang diminta. Tetapi biaya administrasi di Mabes Polri sudah sesuai dengan ketentuan tarif yang dipajang di kaca jendela kantor sebesar Rp. 10.000,00 -> tahun 2010). Alamat Mabes Polri : Jl. Trunojoyo No.3 Kebayoran Baru Jakarta Selatan. Jika anda datang ke Mabes Polri pagi hari atau setelah istirahat siang maka SKCK akan keluar hari itu juga.


4.  Apabila anda sudah deal dengan GF, maka anda harus mengirimkan dokumen-dokumen berikut ini ke GF (bs hasil scan); Sertifikat bahasa Jerman resmi minimal A1 dan paspor yang masa berlaku minimal 6 bulan.   Anda meminta kepada GF untuk mengirimkan dokumen-dokumen sebagai berikut (ORIGINAL, via pos) :

·           Vertrag (Surat kontrak)

·           Versicherung (Asuransi)

·           Ijin dari AMS

·           Einladungsbrief (Surat undangan sebagai Au-pair)


5.  Selanjutnya lihat pada point no. 4 dan 5 (a, b, dan c saja) pada bagian pengajuan visa studi/pelajar. Estimasi waktu sekali legalisir adalah 2 hari kerja dan estimasi biaya tiap dokumen 25 ribu (Tahun 2010). Estimasi waktu dan biaya penerjemahan tergantung pada keputusan penerjemah.


6.  Setelah SKCK, akta kelahiran dan dokumen-dokumen dari GF sudah berada di tangan anda semua, maka untuk pertama kalinya anda datang ke kedubes Austria untuk mengajukan izin tinggal di Austria. Bawalah semua dokumen tersebut di atas ke Kedubes Austria ditambah dokumen-dokumen dibawah ini :

Formulir pengajuan ijin tinggal yang sudah anda isi dari rumah, formulir bisa anda download di link ini:

http://www.bmeia.gv.at/en/embassy/jakarta/practical-advice/your-travel-to-austria/visa-information.html (cari yang formular Aufenthalt).

Isi kolom yang wajib anda isi, jangan isi kolom yang hanya wajib diisi oleh pegawai kedubes Austria. Nanti pegawai tersebut akan memeriksa formulir anda, jika ada yang kurang pegawai akan meminta anda melengkapinya, juga kolom tanda tangan dan tanggal, isi di depan pegawai.

satu poto berwana dengan pakaian bekerah, berlatar putih, ukuran foto wajib 3,5x4,5, tulis nama anda di belakang foto, foto copy paspor bagian yang ada foto anda dan bagian yang ada tanda tangan anda.

Estimasi waktu pengajuan izin tinggal bisa 2 bulan lamanya (bahkan banyak kasus yang kebih dari 2 bulan). Di sini ada baiknya ada penekanan dari pihak GF ke Behörde tempat GF tinggal dan juga ke kedubes Austria di Jakarta dengan cara menelpon pihak bersangkutan untuk menyelesaikan berkas-berkas tersebut tepat waktu. Anda juga harus rajin menelpon kedubes Austria setelah kira-kira 3 minggu dari hari pengajuan izin tinggal, untuk menanyakan apakah dokumen-dokumen anda benar-benar diurus atau tidak.


7. Jika izin tinggal sudah keluar, maka langkah selanjutnya adalah pengajuan Visa-D (Visum D). Untuk pengajuan ini dokumen yang harus ada bawa ke kedubes Austria untuk kedua kalinya adalah bukti booking-an tiket pesawat dan pas poto 1 lembar dengan kriteria yang telah disebutkan di atas. Seperti yang ditulis di website kedubes Austria, pembuatan visa akan memakan waktu 14 hari kerja, jadi pesanlah tiket pesawat untuk hari setelah hari ke-14 dari pengajuan visa. Lagi-lagi di sini kita juga harus aktif bertanya (setelah 3 hari dari pengajuan visa) ke kedubes Austria apakah visa sudah selesai atau belum.


8.  Jika anda masih kurang jelas dengan informasi diatas atau ada pertanyaan lain, silahkan menghubungi saudari Livana di alamat email         livanamemori@yahoo.com atau ppiaustria@gmail.com